Familieleden of goede vrienden als medewerker? Het kan de perfecte oplossing zijn en super samenwerken. Het kan ook vreselijk ingewikkeld zijn en leiden tot familievetes of verbroken vriendschappen. Hoe ga je om met deze (familie)banden?
Auteur: Marloes den Heijer

Wat mij opvalt in veel verhalen van praktijkhouders die bij mij aankloppen is dat de eerst zo ideale oplossing uitmondt in een horrorscenario. Wat begon als een geweldige oplossing waar iedereen bij gebaat leek, is na een aantal jaren uitgelopen tot een uiterst gecompliceerd probleem met grote gevolgen. Twee voorbeelden uit de praktijk.

‘De vriendin die bijspringt en nooit meer vertrekt’
Een tandarts nam een relatief kleine praktijk over. In het begin kon hij nog alles zelf doen: de behandelingen, bestellingen, administratie, et cetera. Naar mate de praktijk groeide ging zijn tijd steeds meer zitten in behandelingen. De rest deed hij voortaan in zijn avonduren. Een goede vriendin was handig met cijfers en bood aan om bij te springen en wat administratieve taken over te nemen. Het was een win-win situatie: De tandarts kon ’s avonds bijkomen en de vriendin had extra inkomsten. Toen de vrouw door een reorganisatie haar baan verloor was het voor beiden vanzelfsprekend dat ze meer taken van de tandarts overnam. Zijn praktijk was inmiddels flink uitgebreid en hij had meerdere assistentes in dienst. Wederom groeide het bijna boven zijn hoofd dus dit leek meant-to-be! Totdat, de goede vriendin ongeschikt bleek voor de extra managementtaken die haar kant op waren gekomen. Zelf dacht ze daar heel anders over en de vriendschap stond onder grote spanning.

Download hier de PDF van het Dentista artikel - 'Vrienden / familie als collega's - Vloek of zegen? '

vrienden-familie-als-collega-pagina

‘Ouders die moeilijk los kunnen laten’
Een jonge tandarts werkt na zijn afstuderen in de praktijk van zijn ouders. Na een aantal jaren gaan ze samen om tafel zitten
en leggen ze de overname vast. Over een periode van vier jaar zullen de ouders geleidelijk het eigenaarschap overdragen aan de zoon om vervolgens nog een tijdje als medewerker aan te blijven in de praktijk. Halverwege deze periode escaleert het. De zoon is gefrustreerd omdat hij op papier gedeeltelijk eigenaar is, maar niks mag veranderen en nog steeds alles moet afstemmen met zijn ouders. De ouders vinden het respectloos hoe hun zoon de boel op zijn kop wil zetten en hebben weinig vertrouwen in zijn managementvaardigheden. Hij moest eens weten wat er allemaal bij komt kijken…!

Elke situatie vergt een eigen aanpak, maar toch zijn er een aantal tips die je in zo’n situatie kunnen helpen.

Tip 1. Bezint eer ge begint
Wellicht is dit mosterd na de maaltijd, maar deze tip kan niet ontbreken. De neiging van veel mensen is om door enthousiasme en blind vertrouwen aan te nemen dat alles wel losloopt. Ga niet overhaast te werk, maar neem de tijd om alle voors en tegens goed tegen elkaar af te wegen voordat je een samenwerking met familie of vrienden aangaat. Doe dat voor jezelf, maar ook in gesprek met elkaar. Spreek verwachtingen uit en bespreek de schaduwzijde van jullie mogelijke samenwerking. Het heeft wat weg van het opstellen van huwelijkse voorwaarden. Voordat je een groot commitment met elkaar aangaat bespreek je wat je doet in geval van een horrorscenario. Niet omdat je uitgaat van het ergste, maar omdat je zoveel om elkaar geeft dat je dat goed af wilt spreken nu je (nog) op goede voet met elkaar staat.
Uiteindelijk is iedereen erbij gebaat om eventueel vooraf te concluderen dat ideeën teveel uiteen lopen dan die conclusie pas te trekken wanneer iedereen er middenin zit. De praktijkhouder die zijn goede vriendin heeft betrokken bij de praktijk heeft spijt dat hij hier vooraf niet goed genoeg over heeft nagedacht. Hij zat in de problemen en door de stress heeft hij geen tijd genomen om de consequenties af te wegen. Als hij eerlijk was had hij dit namelijk wel kunnen voorspellen. Zonder zorgvuldige mediation had zijn impulsieve actie hem bijna zijn vriendschap gekost.

Tip 2. Maak duidelijke werkafspraken
Wanneer jullie besloten hebben samen te gaan werken, is het van groot belang om heldere werkafspraken te maken met elkaar. Leg bijvoorbeeld schriftelijk vast welk functieprofiel van toepassing is, hoe de hiërarchische lijnen lopen, wie waarvoor verantwoordelijk is en waarvoor niet. Het komt misschien wat formeel over, maar juist in dit soort gevallen is het belangrijk dit vooraf vast te leggen. De afspraken helpen jullie om elkaar als professional aan te spreken, zonder dat de persoonlijke banden daarbij betrokken worden.

Tip 3. Maak de relatie bespreekbaar
Door samen te gaan werken krijgen jullie nieuwe rollen ten opzichte van elkaar. Waar jullie als vrienden gelijk waren, ontstaat in de praktijk wellicht een hiërarchische verhouding. Ga bij jezelf na of je daartoe in staat bent en bespreek deze verandering met elkaar.
In het voorbeeld van de zoon die de praktijk overneemt gaat het (vooral) op dit punt mis. De ouder-kind verhouding zoals die
buiten de praktijk altijd heeft bestaan (en zal blijven bestaan) wordt op de praktijk vervangen door een gelijkwaardige verhouding.
Sterker nog, in de loop van tijd zal de zoon eigenaar worden en de ouders medewerkers.
De patronen zoals die zijn ontstaan in het gezin werken belemmerend in het management van de praktijk. Emoties lopen hoog op en rollen vervagen. De ouders vervallen in het voor hen bekende ouder-kind-patroon en de zoon ziet geen mogelijkheid om zijn (gedeelde) eigenaar-rol te vervullen.  Door hierover met elkaar in gesprek te gaan en te analyseren welke rollen en patronen er tussen hen zijn, kunnen ze bewuster met elkaar omgaan. Het betekent zoeken en ontdekken hoe ze zich in de nieuwe rollen tot elkaar verhouden, en ook een duidelijkere scheiding tussen werk en privé. Er ontstaat ruimte en ontspanning en iedereen voegt zich naar de nieuw ontstane situatie.

Tip 4. Evalueer regelmatig
Functioneringsgesprekken staan in lang niet iedere praktijk op de agenda. Nog minder vaak is dat het geval in praktijken waar
familie/vrienden werkzaam zijn. Het voelt vaak gek om dit soort formele gesprekken met elkaar te voeren. Het is wellicht op de
korte termijn prettiger om potentieel ongemakkelijke gesprekken met elkaar te vermijden, maar op de lange termijn kan dat
je opbreken. Heb niet de illusie dat familie/vriendschapsrelaties maken dat jullie alles tegen elkaar kunnen zeggen. Ja vroeger wellicht, toen jullie nog niet samenwerkten. Maar nu er een hiërarchische verhouding is ontstaan in de praktijk is dat een ander verhaal. Doe niet alsof dit niet bestaat. Het is juist een teken van goede verstandhouding wanneer jullie regelmatig de tijd nemen
om samen stil te staan bij jullie samenwerking. Functioneringsgesprekken zijn voor elke praktijk een goed idee, maar in geval
van samenwerking met familie of vrienden al helemaal.

Tip 5. Betrek het team
Het introduceren van familie of vrienden in een praktijkteam heeft impact op de andere medewerkers. Zij zijn zich bewust van de goede verhouding die er tussen jullie is en ze kunnen zich angstig voelen over de consequenties daarvan op de werkvloer. Krijgt dat familielid bijvoorbeeld een voorkeursbehandeling als het gaat om toekennen van vakanties? Ook hierbij geldt: Doe niet alsof het er niet is. Juist door vooraf extra openheid te geven en expliciet medewerkers te stimuleren om hun zorgen of twijfels uit te spreken, kun je veel geroddel en scheve gezichten voorkomen.

Tip 6. Hard op inhoud, zacht op relatie
Wees hard op de inhoud en zacht op de relatie. Vooral wanneer het familie of vrienden betreft hebben mensen de neiging om deze twee zaken te verwarren. Ze zijn te zacht op de inhoud en nemen aan dat zaken wel voor zich spreken. Daardoor lopen spanningen op en escaleert het met grote relationele consequenties. Vriendschappen worden verbroken en familievetes ontstaan.

Tip 7. Zoek ondersteuning, juist nu
Toegegeven, het lijken op het eerste oog simpele tips, maar ze zijn oh zo lastig om  in de praktijk te brengen! Het is voor velen vaak de eerste keer dat ze dit soort nieuwe werkverhoudingen aangaan met familie of vrienden. Ook ontbreekt het regelmatig aan ervaring om dit soort gesprekken met elkaar te voeren. Uit angst voor ongemak worden ze dan vermeden, met alle mogelijke ongewenste consequenties van dien. Juist omdat er zoveel op het spel staat is het belangrijk dat de verhoudingen goed blijven. Neem dit thema dus serieus en schakel bijtijds iemand in om jullie hierbij te ondersteunen. Iemand die eerder met dit bijltje gehakt heeft en die begrijpt hoe complex de situatie is. Zo kunnen jullie met behoud van de familie/vriendschapsrelatie ook een goede professionele relatie met elkaar opbouwen en alle vruchten plukken van het samenwerken met goede vrienden en familieleden.

Marloes den Heijer is teambuilder voor tandartspraktijken. Met haar bedrijf ‘Passie in Praktijk’ ondersteunt zij tandartsen bij al
hun organisatievraagstukken. Bestel het boek ‘Passie in Praktijk’ boordevol lessen van ondernemende tandartsen op www.passieinpraktijk.nl.

Artikel in Dentista 2016|4 – Download hier

Recommended Posts
Contact

Stuur me gerust een mailtje. </br> Je kunt me ook bellen op </br> 06 - 17 38 00 43.