De valkuil van veel praktijkhouders en managers is om zich overal verantwoordelijk voor te voelen en alle gaten dicht te rennen. Heel goed bedoeld van ze, maar door het micro-managen komen ze niet meer toe aan hun eigen werk. Ze lopen achter de feiten aan en stevenen af op een burn-out waardoor ze helemaal niet meer kunnen werken. En bovendien, hoe aardig is het werkelijk wanneer ze werk overnemen van een ander?
Auteur: Marloes den Heijer

Je herkent vast dit voorbeeld dat ik tegenkwam in een tandartspraktijk. Een medewerker ligt niet lekker in het team, maar dit was de praktijkhoudende tandarts ontgaan. Tot op een dag een assistente in vertrouwen naar hem toekomt en zegt: “Dit kan zo niet langer, je moet er echt wat aan doen.” De tandarts is blij dat zijn medewerker open tegen hem is, maar hij schrikt ook: “Onrust in mijn team? Nee hè?!” Hij zegt direct toe dit op te gaan lossen, maar later heeft hij een rotgevoel. Hij heeft geen idee hoe hij dit in zijn eentje op kan lossen. De tandarts wil de betreffende medewerker spreken, maar hij wil de assistente die naar hem toe was gekomen ook niet verraden. Help?!

Artikel Dentista

Kom maar hier met je apen
Dit is een klassiek geval van een aap op je schouder nemen. De assistent die naar de tandarts toe gaat voelt zich opgelucht, die aap is ze kwijt! Maar de praktijkhouder heeft vervolgens een aap op zijn schouder waar hij geen raad mee weet. Hij wil dit probleem uit de weg ruimen, want hij is tenslotte verantwoordelijk voor het team en een goede sfeer in de praktijk. Dit moet hij oplossen, maar hoe?

Herken de apen
Soms zijn de apen zo onhandelbaar dat jij de enige bent die de dieren kan temmen. Bijvoorbeeld ruzie in een team, technische storingen of woedende patiënten. Gorilla’s, kom maar hier! Soms zijn het onschuldig ogende aapjes, schattig bijna, die je op je schouder neemt. Je springt als praktijkmanager bijvoorbeeld bij aan de stoel wanneer een assistente uitvalt (Want tja, het werk aan de stoel moet toch door en jij kan het). Of je ruimt toch maar snel even de wasmachine in, ook al is dat iemand anders zijn taak. (Het is toch onhandig als er morgen geen schone shirts beschikbaar zijn. Het is toch een kleine moeite?)

Automatische piloot
Door zelf op de automatische piloot taken over te nemen, leer je de ander dat jij het wel ‘even oplost’. Het gevolg is dat medewerkers niet leren hun eigen problemen op te lossen. Zo zul jij altijd degene blijven die de gorilla’s moet temmen. Assistentes worden nog minder flexibel (Dan spring jij toch in? Wat is het probleem?) en laten vaker taken liggen (Maar jij doet dat dan toch gewoon even?). Door verantwoordelijkheid over te nemen van je medewerkers, houdt je de situatie zelf in stand en blijven alle apen op je schouder.

Ondergeschikt aan je ondergeschikten
Zodra medewerkers eenmaal ontdekken dat ze apen makkelijk bij hun manager kwijt kunnen, zullen ze daar alleen maar vaker gebruik van maken. Apenklauwen in je schouder, die ben je toch liever kwijt?! Door het overnemen van hun werk maakt de manager zich ondergeschikt aan zijn ondergeschikten. Het begint klein, maar voor je het weet zit je vast in dit patroon en ben je al snel de ‘al-wetende-probleemoplosser’ met een complete apenfamilie op je schouders. Je komt niet meer aan je eigen werk toe. Je loopt het risico te lang teveel van jezelf te vragen met alle mogelijke (burn-out)gevolgen van dien. En wie neemt dan al jouw taken over? Niemand zeker!

Oh zo aardig. Not!
Bedenk ook eens hoe aardig het werkelijk is dat jij alles van iedereen overneemt. Men kan het namelijk ook anders interpreteren, bijvoorbeeld dat je vindt dat de ander het niet goed kan. Of dat je geen vertrouwen in de ander hebt. Of dat het werk van de ander weinig voorstelt en het iets is dat je er gewoon even bij kunt doen. Hoe aardig is dat?

Weg met die aap
Laten we teruggaan naar het voorbeeld met de praktijkhouder die zojuist een aap op zijn schouder heeft gekregen. Hij is flink in de aap gelogeerd door deze situatie. Wat kan je als praktijkhouder in zo’n geval doen? Je hebt er immers ook zelf belang bij dat het team lekker samenwerkt!

Afspraken
Het begint met het tegen het licht houden van de afspraken die jullie met elkaar hebben gemaakt: wie is waarvoor verantwoordelijk? Het lijkt vaak zo helder. ‘Kijk maar naar de functiebeschrijving, daar staat het in!’ Maar in de praktijk zie ik dat het vaak lang niet voor iedereen duidelijk is. Het klopt bijvoorbeeld dat een praktijkhouder eindverantwoordelijk is voor wat er in de praktijk gebeurt. De meesten zijn het erover eens dat dat nog niet betekent dat hij iedere dag de vloer dweilt of het techniekwerk opstuurt. Het betekent net zo min dat hij er in zijn eentje voor moet zorgen dat iedereen prettig met elkaar samenwerkt.
De verantwoordelijkheid voor fijne samenwerking draagt het hele team met elkaar. Het is jouw taak als manager om ze daarin te ondersteunen. Iedereen in het team moet zich verantwoordelijk voelen voor de teamsfeer en ernaar handelen. Je moet hier met je team duidelijke afspraken over maken.

Met de billen bloot
Ga dus het gesprek aan met je team. Leg uit dat je geen apen meer op je schouder neemt die van een ander zijn en waarom je dat niet meer doet. Bespreek wat ieders verantwoordelijkheid is en wat dat voor jullie samenwerking betekent. Dat je hun openheid waardeert en ze aanmoedigt om meer met elkaar in gesprek te gaan doen. Of zelfs dat je verwacht dat ze dat gaan. En dat jij ze daarin heel graag ondersteunt. Het betekent dus niet dat ze niet meer bij jou terecht kunnen als ze problemen met collega’s ervaren! Alleen dat je reactie voortaan anders zal zijn dan ze tot nu toe van je gewend waren.

Leg verantwoordelijkheid terug
Beland je toch in een situatie waarin iemand een aap bij je probeert te droppen? Leg dan expliciet de verantwoordelijkheid terug. Dat betekent niet dat je je handen er vanaf trekt of ze direct de rug toekeert. Vraag aan je medewerker: “Wat maakt dat je naar mij toekomt?” Misschien is zij jullie afspraak over verantwoordelijkheden vergeten. In dat geval kun je haar eraan herinneren. Maar misschien voelt ze zich niet machtig om het probleem zelf op te lossen. Leg uit dat het jouw rol is om de medewerker te ondersteunen, maar dat het niet betekent dat je problemen van haar overneemt. Je kunt je hulp aanbieden door bijvoorbeeld te vragen: “Hoe heb je dit zelf al aangekaart bij je collega? Niet? Wat weerhoudt je ervan? Wat zou je helpen om dat wél te doen? Welke hulp zou je daarbij (van mij) willen hebben?”

Frisse blik
Het lastige van deze apen-toestand is dat jij als manager én jouw teamleden heel bedreven zijn dit met elkaar in stand te houden. Als het 1-2-3 op te lossen viel, had je dat natuurlijk al wel gedaan. Daarom kan het fijn zijn iemand erbij te vragen die jullie helpt uit dit vermoeiende patroon te stappen en te blijven. Zo verban je sommige apen naar de dierentuin en zet je anderen terug in het juiste hok. Dan heb jij eindelijk weer tijd voor je eigen apen en je écht werk, hoe heerlijk is dat!

Marloes den Heijer is teambuilder voor tandartspraktijken. Met haar bedrijf ‘Passie in Praktijk’ ondersteunt zij tandartsen bij al hun organisatievraagstukken. Bestel het boek ‘Passie in Praktijk’ boordevol lessen van ondernemende tandartsen op www.passieinpraktijk.nl

Recommended Posts
Contact

Stuur me gerust een mailtje. </br> Je kunt me ook bellen op </br> 06 - 17 38 00 43.